Datenschutzerklärung | Elite Fondations

Allgemeines und Geltungsbereich

Die vorliegende Datenschutzerklärung (die «Erklärung» ) beschreibt die Art, wie Elite Office SA, mit Sitz an der Avenue de la Gare 66 in Martigny («Elite Office») Personendaten (wie nachstehen definiert) von Versicherten und weiteren Anspruchsberechtigten der von Elite Office verwalteten Vorsorgeeinrichtungen (die «Stiftungen»), von deren Verwaltungsorganen, Lieferanten und Geschäftspartnern und/oder von allen anderen natürlichen Personen bearbeitet, mit denen Elite Office in Kontakt tritt oder deren Personendaten Elite Office von einer der vorgenannten Personen zur Verfügung gestellt werden (zusammen: die «betroffenen Personen)».

Die Versicherten und anderen Anspruchsberechtigten der Stiftungen können zudem auf die jeweilige Datenschutzerklärung der betroffenen Stiftung(en) unter folgenden Links zugreifen:

Betroffene Personen, welche Elite Office Personendaten von Angehörigen oder Dritten zur Verfügung stellen, sind verpflichtet, diesen die vorliegende Erklärung zu übermitteln.

Der Schutz der Personendaten ist für Elite Office von höchster Bedeutung. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Personendaten Elite Office als «Verantwortliche» bearbeitet, wie sie diese verwendet und mit wem sie Ihre Personendaten teilt.

Aufgrund der Entwicklung der gesetzlichen Bestimmungen und unserer internen Abläufe muss diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit angepasst werden. Wir behalten uns deshalb das Recht vor, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Welche Personendaten werden von Elite Office bearbeitet?

Personendaten im Sinne dieser Erklärung umfassen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte (z. B. Name) oder identifizierbare (z. B. AHV-Nummer) natürliche Person beziehen.

Die Personendaten der betroffenen Personen, die Elite Office bearbeiten kann, umfassen insbesondere die in Anhang 1 aufgeführten Informationen.

Zu welchem Zweck bearbeitet Elite Office Personendaten?

Elite Office bearbeitet Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen von Elite Office

Elite Office kann Personendaten bearbeiten, um ihre gesetzlichen und/oder reglementarischen Verpflichtungen zu erfüllen, namentlich:

Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich der beruflichen Vorsorge und der Freizügigkeit
Jede Form der Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden, wie zum Beispiel den Steuerbehörden.

Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen von Elite Office

Elite Office kann Personendaten bearbeiten, um ihre vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, namentlich:

Einhaltung des mit den betroffenen Personen und deren Arbeitgebern im Interesse der betroffenen Personen abgeschlossenen Vertrages;
Sämtliche für Rechnung der Stiftungen ausgeführte Operationen, wie administrative, technische und buchhalterischen Verwaltungstätigkeiten;
Verwaltung der Geschäftsbeziehungen und der damit verbundenen Kommunikation mit den Stiftungen; und
Versand administrativer Informationen, wie z.B. eine Aktualisierung der vorliegenden Erklärung.

Wahrnehmung der berechtigten Interessen von Elite Office

Elite Office kann Personendaten im Zusammenhang mit den vor ihr verfolgten berechtigten Interessen bearbeiten, insbesondere, um:

die Vertragsbeziehung zu den Stiftungen weiterzuentwickeln;
die interne Organisation und die operativen Tätigkeiten von Elite Office zu verbessern;
die IT-Infrastruktur von Elite Office zu verwalten;
die Sicherheit der Informatiksysteme sowie der Räumlichkeiten von Elite Office zu gewährleisten; und
Elite Office zu erlauben, aktuelle, potentielle oder zukünftige Ansprüche festzustellen, geltend zu machen oder sich dagegen zu verteidigen, oder um sich einer Untersuchung durch eine Behörde in der Schweiz oder im Ausland zu stellen.

Einwilligung der betroffenen Person

Falls Elite Office Personendaten zu anderen als den oben erwähnten Zwecken bearbeiten sollte, informiert Elite Office die betroffene Person darüber und holt gegebenenfalls deren Einwilligung ein.

Die betroffene Person anerkennt, dass solange sie Elite Office zur Bearbeitung ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke ermächtigt hat, die betreffende Bearbeitung auf der Grundlage ihrer Einwilligung rechtmässig ist. Die betroffene Person kann ihre Einwilligung jederzeit zurückziehen. Ihre Einwilligung bleibt jedoch gültig für die vor dem Rückzug der Einwilligung getätigten Bearbeitungen von Personendaten.

Ausserdem kann Elite Office durch den Rückzug der Einwilligung verhindert sein, der betroffenen Person bestimmte Leistungen zu erbringen.

Nimmt Elite Office ein Profiling oder automatisierte Einzelentscheidungen vor?

Elite Office führt keine automatisierte Bearbeitung von Personendaten durch mit dem Ziel, Eigenschaften der betroffenen Personen zu bewerten (Profiling[A1].

Gibt Elite Office Personendaten an Dritte weiter?

Elite Office behält sich das Recht vor, Personendaten folgenden Dritten mitzuteilen oder zugänglich zu machen:

Dienstleistern im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistungen zugunsten der Elite Stiftungen (z. B. administrative Unterstützung und Buchhaltung);
Auftragsbearbeitern im Rahmen von Auslagerungen;
den Revisoren und/oder Rechtsberatern von Elite Office;
bestimmten weiteren Dienstleistungserbringern von Elite Office;
gerichtlichen oder administrativen Behörden.

Elite Office verpflichtet sich, keine Personendaten an andere als die vorstehend aufgeführten Dritten weiterzugeben, ausser in Fällen, die den betroffenen Personen punktuell mitgeteilt werden, oder wenn eine gesetzliche Pflicht, ein Entscheid eines Gerichts, oder einer Regierungs-, Aufsichts- oder Regulierungsbehörde dies erfordert.

Gibt Elite Office Personendaten ins Ausland bekannt?

Elite Office kann Personendaten ins Ausland bekanntgeben und/oder im Ausland speichern:

wenn die Bekanntgabe erforderlich ist, um Elite Office zu erlauben, aktuelle, potentielle oder zukünftige Ansprüche festzustellen, geltend zu machen oder sich dagegen zu verteidigen, oder um sich einer Untersuchung durch eine Behörde in der Schweiz oder im Ausland zu stellen; oder
in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen.

Im Rahmen einer Bekanntgabe oder eines Zugriffs ausserhalb der Schweiz dürfen Personendaten in einem Staat zugänglich sein, der aus Sicht des Schweizer Datenschutzrechts einen angemessenen Schutz gewährleistet, d. h. einem Staat, der in Anhang 1 der Datenschutzverordnung aufgeführt ist.

Erfolgt eine Bekanntgabe von Personendaten in einen Staat, der keinen angemessenen Schutz gewährleistet, stellt Elite Office - sofern nach der anwendbaren Gesetzgebung erforderlich - sicher, dass geeignete vertragliche Garantien (z. B. durch Abschluss von Standarddatenschutzbestimmungen mit dem Empfänger), organisatorische und technische Massnahmen getroffen werden und/oder die Einwilligung der betroffenen Person eingeholt wird.

Jede betroffene Person kann Elite Office kontaktieren, wenn sie zusätzliche Information zu diesem Thema wünscht (siehe die Kontaktangaben unter Ziff. 9 hiernach).

Wie lange bewahrt Elite Office Personendaten auf?

Die Dauer der Aufbewahrung der Personendaten ist abhängig von der geltenden gesetzlichen und reglementarischen Aufbewahrungspflicht sowie von dem Zweck der Bearbeitung der Personendaten (siehe Ziff. 3 oben).

Elite Office bewahrt in der Regel die Personendaten während 10 Jahren nach Beendigung des Vertrags mit der betroffenen Person auf oder, bei Personendaten von Versicherten der Stiftungen und anderen Anspruchsberechtigen, während 10 Jahren nach dem Ende des Anspruchs auf Leistungen.

Eine längere Aufbewahrungsfrist kann insbesondere gerechtfertigt sein, um es Elite Office zu erlauben, einen Sachverhalt festzustellen, ihre Rechte auszuüben oder sich gegen aktuelle oder zukünftige Ansprüche zu verteidigen, oder um sich einer Untersuchung durch eine Behörde in der Schweiz oder im Ausland zu stellen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht oder anonymisiert Elite Office die Personendaten.

Über welche Rechte verfügen die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Personendaten?

Unter Vorbehalt der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen verfügen betroffene Personen in Bezug auf ihre Personendaten insbesondere über folgende Rechte:

Einsicht in ihre Personendaten zu nehmen und Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten durch Elite Office zu erhalten;
der Bearbeitung ihrer Personendaten zu widersprechen;
die Berichtigung ihrer Personendaten zu verlangen, falls sie unrichtig oder unvollständig sind;
die Einschränkung der Bearbeitung ihrer Personendaten zu verlangen;
eine erteilte Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, sofern die Bearbeitung auf der Einwilligung beruht; und
die Löschung ihrer Personendaten zu verlangen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerrufen hat (in den Fällen, in denen die Bearbeitung der betreffenden Personendaten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht), unter Vorbehalt der geltenden Aufbewahrungsfrist (siehe Ziff. 7 oben).

Betroffene Personen können zusätzliche Informationen bei der unter Ziffer 9 unten erwähnten Kontaktperson anfordern und, falls sie die Antwort als unbefriedigend erachten, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten Beschwerde einreichen (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).

Auch, wenn die betroffene Person der Bearbeitung ihrer Personendaten widerspricht, ist Elite Office befugt, diese Bearbeitung fortzuführen, insbesondere dann, wenn sie (i) auf einer gesetzlichen Pflicht beruht, (ii) für die Abwicklung eines Vertrags, an dem die betroffene Person beteiligt ist, (iii) für die Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich ist oder (iv) einem überwiegenden berechtigten Interesse von Elite Office entspricht, einschliesslich der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn bestimmte Personendaten nicht verfügbar sind (oder im Falle eines Löschungsbegehrens), kann Elite Office gegebenenfalls ihre vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der betroffenen Person nicht erfüllen.

Wen kontaktieren bei Fragen zur Bearbeitung personenbezogener Daten?

Für zusätzliche Informationen zu den in dieser Erklärung behandelten Themen steht Elite Office den betroffenen Personen unter folgender Adresse zu Verfügung: admin@elitefondations.ch

Mégane Thomas, megane.thomas@elitefondations.ch, 021 623 13 07
Monique Luisier, monique.luisier@elitefondations.ch, 021 623 13 00

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Letzte Aktualisierung: 11.2025